Entgeltunterlagen – was gilt bei der Betriebsprüfung tatsächlich?

• Welche Entgeltunterlagen dürfen die Prüfer der DRV bei einer Betriebsprüfung tatsächlich verlangen?
• Was müssen die Arbeitgeber wirklich vorlegen?
• Was passiert eigentlich, wenn Arbeitgeber solche Entgeltunterlagen gerade nicht vorlegen können?
• Müssen solche Entgeltunterlagen im Original, als Kopie oder tatsächlich auch in elektronischer Form vorgelegt werden?

Das sind einige der immer wieder auftauchenden Fragen, gerade wenn es im Rahmen einer Betriebsprüfung der DRV schwierig wird. Solche Fragen haben sich schon viele Arbeitgeber gestellt.

Beispiel

Die Prüferin der DRV verlangt im Rahmen der Betriebsprüfung die Vorlage von Arbeitszeitnachweisen für alle Minijobber des Unternehmens und das für die letzten 4 Kalenderjahre.

Rechtsfrage

Darf das die Prüferin fordern und auf welcher Rechtsgrundlage fußt das?

Erweiterung

Der Arbeitgeber legt nur die Arbeitszeitnachweise für seine Minijobber für die letzten 2 Jahre vor. Daraufhin droht die Prüferin der DRV eine Schätzung der Arbeitszeit (= Vollzeit) an und kündigt an, für alle Minijobber im Rahmen eines Schätzbescheides SV-Pflicht feststellen zu wollen.

Rechtsfrage

Ist das zulässig?

Tatsächlich ist das kein ausgedachter Fall. Solche Echtfälle zeigen leider sehr deutlich, dass genau dieses Thema “Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfung“ Potential für viel Ärger, Streit und gegebenenfalls auch teure Beitragsbescheide hat.

Das muss nicht sein!

Wir werden Ihnen die Rechtslage dazu in unserem nächsten Blickpunkt Lohn Juni 2022 am Montag, den 13. Juni 2022 von 10:00-11:00 darstellen und dabei natürlich auch die lohnsteuerrechtliche Seite abarbeiten – schließlich müssen diese Fragen ja auch im Rahmen von zum Beispiel Lohnsteueraußenprüfungen beantwortet werden.

Eins vorweg: im obigen Beispiel hat die Prüferin keine rechtliche Handhabe. Schließlich ist das Thema “Entgeltunterlagen” in den §§ 9, 9 und 11 BVV rechtlich klar geregelt – zum Streit kommt es dennoch häufig! Das liegt mitunter jedoch auch an der Verwaltung. Warum die Prüferin keine rechtliche Handhabe hat, zeigen wir im Seminar. Seien Sie gespannt!

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