Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme

Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS)

Welche Mitteilungspflicht besteht für elektronische Aufzeichnungssysteme?

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat der Gesetzgeber Maßnahmen eingeführt, um Steuerhinterziehung im Zusammenhang mit baren Geschäftsvorfällen effektiv zu verhindern.

Eine zentrale Maßnahme ist die Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS)gemäß § 1 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Nach einer längeren Aussetzung durch die Finanzverwaltung tritt diese Pflicht nun zum 01.01.2025 endgültig in Kraft.

Unternehmer sollten den anstehenden Stichtag beachten, um möglichen Konsequenzen bei Verstößen gegen die Mitteilungspflicht vorzubeugen.

  1. Rechtliche Rahmenbedingungen

Bereits mit Inkrafttreten der Regelungen zum 01.01.2020 wurde die Mitteilungspflicht für eAS gesetzlich verankert. Aufgrund fehlender technischer Umsetzungen setzte die Finanzverwaltung die Pflicht jedoch mit Schreiben vom 06.11.2019 vorübergehend aus. Mit dem BMF-Schreiben vom 28.06.2024 wurde die Aussetzung aufgehoben und der Start der Meldepflicht verbindlich auf den 01.01.2025terminiert.

  1. Fristen zur Erfüllung der Mitteilungspflicht

Die Mitteilungspflicht ist an klare Zeitvorgaben geknüpft:

  • Bis zum 31.07.2025: Meldepflicht für alle vor dem 01.07.2025 angeschafften und in Betrieb befindlichen eAS.
  • Ab dem 01.07.2025: Für neu angeschaffte eAS gilt eine Frist von einem Monat ab Anschaffung zur Übermittlung der Meldung.
  • Außerbetriebnahme vor dem 01.07.2025: Nur meldepflichtig, wenn zuvor die Inbetriebnahme gemeldet wurde. Andernfalls entfällt die Verpflichtung.

Besonderheit: Miete, Leihe oder Leasing eines eAS sind einer Anschaffung gleichgestellt.

  1. Meldepflichtige Systeme und Beteiligte

Die Pflicht betrifft alle elektronischen Aufzeichnungssysteme gemäß § 146a Abs. 1 Satz 1 AO und § 1 Abs. 1 sowie Abs. 2 KassenSichV. Dazu zählen auch Systeme wie Wegstreckenzähler und EU-Taxameter.

Wer muss melden?

Der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter (§ 34 AO) ist zur Meldung verpflichtet. Die Übertragung der Pflicht auf einen Dritten (z. B. Steuerberater) ist möglich.

  1. Elektronische Meldungswege

Die Meldung kann ausschließlich elektronisch übermittelt werden:

  • ELSTER Online-Portal
  • ERiC-Schnittstelle (z. B. durch Drittanbieter wie DATEV)

Einige Kassensysteme ermöglichen eine Direktmeldung über die ERiC-Schnittstelle. In anderen Fällen müssen Steuerpflichtige das ELSTER-Portal nutzen.

  1. Zu meldende Daten

Für jede Betriebsstätte muss eine separate Meldung erfolgen, die alle in Betrieb befindlichen eAS umfasst (Bruttomethode). Die Meldung umfasst folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des Steuerpflichtigen und der Betriebsstätte
  • Steuernummer des Steuerpflichtigen (ertragsteuerlich)
  • Angaben zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE): Bauform, Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID
  • Art und Anzahl der verwendeten eAS (inkl. Software-Version)
  • Seriennummer der eAS
  • Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
  • Datum der Außerbetriebnahme und der Grund hierfür

Wichtig: Die Angaben müssen vollständig und korrekt sein. Hilfen zur Erfassung stellt das BMF in einer Ausfüllanleitung bereit (Stand 25.09.2024).

  1. Folgen bei Verstößen

Zwar sind Verstöße gegen die Mitteilungspflicht derzeit nicht mit Sanktionen belegt, sie können jedoch bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen. Darüber hinaus besteht eine Aufbewahrungspflicht von Meldedaten im Rahmen der Verfahrensdokumentation (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

  1. Handlungsbedarf für Unternehmer

Unternehmer sollten folgende Schritte einleiten:

  1. Inventur der vorhandenen eAS:Identifizieren Sie alle meldepflichtigen Systeme in Ihren Betriebsstätten.
  2. Erfassung der Daten: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen vorliegen.
  3. Prüfung der Meldewege: Richten Sie ggf. ELSTER-Zugänge ein oder beauftragen Sie einen Steuerberater.
  4. Fristgerechte Meldung: Achten Sie auf die Einhaltung der genannten Fristen, insbesondere bei Anschaffungen nach dem 01.07.2025.

Fazit

Die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmer, die eAS nutzen. Die Einhaltung der Fristen und die korrekte Erfassung der Daten sind entscheidend, um betriebsprüfungsbedingte Risiken zu minimieren. Sollten Sie Fragen zur Umsetzung haben, ist es ratsam, frühzeitig steuerlichen Rat einzuholen.

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Quellen: BMF

Autor: NAUTILUS-Akademie

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