Datenzugriff auf E-Mails nach den GoBD

Datenzugriff auf E-Mails nach den GoBD

Wichtige BFH-Aussage zu Datenzugriff auf E-Mails nach den GoBD

Update:

Der BFH hat mit Beschluss vom 30.04.2025 (XI R 15/23) das Urteil des FG Hamburg vom 23.03.2023 (2 K 172/19) bestätigt und die Revisionen zurückgewiesen. Damit sind wesentliche Streitfragen zum Datenzugriff auf E-Mails im Rahmen von Außenprüfungen nun höchstrichterlich geklärt.

Kernaussagen des BFH

  • E-Mails können Handels- oder Geschäftsbriefe sein i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO, wenn ihr Inhalt rechnungslegungsrelevant ist.
  • Unterlagen zur Verrechnungspreisdokumentation fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO.
  • Datenzugriff: Die Finanzverwaltung darf im Rahmen der Außenprüfung sämtliche steuerlich relevanten E-Mails anfordern. Das Erstqualifikationsrecht (Einordnung als aufbewahrungspflichtiges Dokument) verbleibt beim Steuerpflichtigen.
  • Gesamtjournal: Ein (erst zu erstellendes) Gesamtjournal kann weder auf § 147 Abs. 6 AO noch auf § 200 Abs. 1 Satz 2 AO gestützt werden.
  • „En bloc“-Verlangen ist zulässig und verhältnismäßig – ohne dass zwingend eine Eingrenzung durch Suchbegriffe oder Zeiträume erfolgen muss.

Praktische Konsequenzen für die Beratung

  1. Aufbewahrungspflicht: Unternehmen müssen E-Mails mit steuerlichem Bezug ordnungsgemäß archivieren.
  2. Selektive Vorlage: Nur tatsächlich aufbewahrungspflichtige E-Mails sind auf Anforderung vorzulegen. Die Selektion bleibt Aufgabe des Steuerpflichtigen.
  3. Abgrenzung Gesamtjournal: Anforderungen der Finanzverwaltung, ein Gesamtjournal aller Mails vorzulegen, sind mangels Rechtsgrundlage zurückzuweisen.
  4. Verrechnungspreise: Für TP-Sachverhalte gilt: E-Mails können als „für die Besteuerung von Bedeutung“ i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO eingestuft werden.
  5. Organisation & IT: Unternehmen sollten IT-gestützte Archivierungs- und Selektionsprozesse etablieren, um im Prüfungsfall eine geordnete Einsichtnahme zu ermöglichen, ohne in nicht steuerrelevante oder geschützte Bereiche eingreifen zu müssen.

Fazit

Der BFH schafft mehr Rechtssicherheit: E-Mails sind als steuerlich relevante Unterlagen anzusehen, wenn ihr Inhalt rechnungslegungs- oder steuerrelevant ist. Für die Praxis heißt das: Archivierungspflichten konsequent umsetzen, klare Selektionsprozesse einrichten und unzulässige Anforderungen (Gesamtjournal) zurückweisen.

Gerade im Bereich Verrechnungspreise und internationaler Sachverhalte steigt damit die Bedeutung einer sauberen E-Mail-Archivierung erheblich. Steuerberater sollten ihre Mandanten aktiv auf diese Anforderungen hinweisen und die IT-Systeme frühzeitig auf GoBD-Konformität prüfen.

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Aktuelles Steuerrecht

Quelle: BFH

 

Autor: NAUTILUS-Akademie

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